Personenbezogene Daten

Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Datenschutzgrundverordnung

Die Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) Nr. 2016/679) ist eine Verordnung zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, wie lange sie aufbewahrt und wie sie geschützt werden, welche Rechte Sie haben und wie Sie vorgehen können, wenn Sie mit unserer Verarbeitung personenbezogener Daten unzufrieden sind.

Wie werden Ihre personenbezogenen Daten verwendet?

Haben Sie eine Rechnung mit Zahlungsangaben der Alektum Group erhalten?

Die Alektum Group unterstützt andere Unternehmen, d.h. unsere Kunden bei der Verwaltung von Rechnungen, der Zahlungsabwicklung, dem Mahnwesen und gegebenenfalls bei der Kundenbetreuung. Bei der Erbringung dieser Dienstleistungen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Auftrag unserer Kunden. Wenn Sie mehr erfahren möchten, wie und zu welchen Zwecken Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden und welche Rechte Sie haben, wenden Sie sich bitte an den Verkäufer, d.h. Ihren Vertragspartner. Die Kontaktdaten des Verkäufers sind immer auf der Rechnung, die Sie erhalten haben, angegeben.

Haben Sie ein Inkassoschreiben oder ein anderes Mahnschreiben erhalten?

Bei Inkassodienstleistungen verarbeitet die Alektum Group personenbezogene Daten zu folgenden Kategorien betroffener Personen.

• Personen, die eine Schuld zu zahlen haben (Schuldner), einschließlich ihrer Vertreter
• Personen, die einer Verpflichtung nachkommen müssen, z.B. Waren zu ersetzen haben
• Personen, die gesamtschuldne-risch für den Schuldner haften, wie z.B. Gesellschafter, Bürgen etc.

Wir verarbeiten die Daten, weil Sie eine uns oder einem unserer Kunden gegenüber fällige Schuld haben. Wir führen so genannte Inkassomaßnahmen durch, um die Zahlung oder sonstige Befreiung, Feststellung oder Geltendmachung einer Forderung wirksam zu gewährleisten und dies somit gesetzeskonform verrechnen und verbuchen zu können. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 b, c, e und f Datenschutzgrundverordnung. Das berechtigte Interesse besteht darin, dafür zu sorgen, dass unbezahlte Forderungen in unserem Namen oder im Namen einer anderen Person beglichen werden.

„Inkassomaßnahmen“ ist ein Sammelbegriff, den wir für alle Maßnahmen zur Erzielung des oben genannten Zwecks verwenden. Dies kann die Versendung eines Inkassoschreibens oder eines anderen Mahnschreibens sein, aber auch die Verwaltung von Vergleichen, Zahlungen, Kontakten zu Schuldnern oder deren Vertretern, Kontakten zu Behörden, Maßnahmen zur Feststellung von Forderungen inklusive Gerichtsverfahren und Vollstreckung.

Damit wir Inkassomaßnahmen durchführen können, müssen wir Ihre Kontakt- und Adressdaten samt Ihrer persönlichen Identitätsnummer verarbeiten. Für die Alektum Group ist es wichtig, dass die von uns verwendeten Informationen korrekt und aktuell sind. Aus diesem Grund stellen wir sicher, dass die Adressdaten regelmäßig mit den Bevölkerungsregistereinträgen abgeglichen werden. Dazu setzen wir einen externen Dienstleister ein, der verschiedene betroffene personenbezogene Daten einsehen kann.

Für den Fall, dass Sie in einem anderen Land wohnen oder umziehen, kann die Alektum Group ein Inkassobüro beauftragen, das in diesem Land tätig ist. Personenbezogene Daten über Ihre Person und den Inkassofall werden dann an das Inkassobüro weitergegeben.

Darüber hinaus müssen wir Daten über die noch nicht bezahlte Schuld, den Vertrag und andere Fakten rund um den Kauf, auf dem die Schuld beruht, sowie etwaige Teilzahlungen verarbeiten.

Um beurteilen zu können, welche Inkassomaßnahmen wir ergreifen sollen, müssen wir auch etwas über Ihre finanzielle Situation, Ihre Lebensbedingungen und andere Schulden sowie etwaige Pfändungen wissen. Aus diesem Grund sammeln wir Finanzinformationen und Schuldeninformationen von externen Auftragnehmern, wie z.B. Kreditauskunfteien und Behörden. Zu diesem Zweck können diese Parteien einige Ihrer persönlichen Daten einsehen. Auf Basis dieser Informationen entscheiden wir, welche Art von Mahnschreiben zu versenden ist und ob wir rechtliche Schritte einleiten, wie z.B. Beantragung einer Zahlungsaufforderung, Einleitung eines Gerichtsverfahrens oder Beantragung einer Vollstreckungsklage. In einigen Fällen wird dies mit Hilfe von Methoden wie Profiling ermittelt und ist Teil eines automatisierten Prozesses. Dies bedeutet, dass die Entscheidung, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, automatisch auf Grundlage vorgegebener Variablen getroffen wird, anstatt dass ein Administrator in jedem Einzelfall manuell Entscheidungen trifft.

Es gibt auch andere Fälle, in denen wir personenbezogene Daten weitergeben oder zur Verfügung stellen müssen, um die Zwecke der Verarbeitung zu erreichen. Wir geben diese Daten  beispielsweise an den Auftraggeber, externe Auftragnehmer (z.B. Post- und Druckunternehmen, IT-Support- und Systemlieferanten, Zusteller von juristischen Schriftstücken, Rechtsberater und andere, die zur Erbringung unserer Dienstleistungen beitragen) sowie an Behörden weiter.

Abgesehen von den oben genannten personenbezogenen Daten kann es sich um isolierte Daten zu Krankenakten oder zum Strafregister handeln, jedoch nur dann, wenn diese Informationen notwendig sind, um im Einzelfall einen Rechtsanspruch begründen oder geltend machen oder verteidigen zu können, oder wenn die Alektum Group ihre Zustimmung eingeholt hat. In diesen Fällen werden die Informationen auf Grundlage von Artikel 9 a, 9 f und 10 Datenschutzgrundverordnung sowie der Bestimmungen des Datenschutzgesetzes verarbeitet.

Die Informationen werden in begrenztem Umfang auch für die Geschäfts- und Methodenentwicklung, die operative Planung, Statistik,  Überwachung und das Risikomanagement verwendet. Die Informationen werden dann zur Entwicklung und Analyse der operativen Tätigkeit und auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Entwicklung unserer operativen Tätigkeit und der Vermeidung von Kreditausfällen (Artikel 6 f Datenschutzgrundverordnung) verwendet.

Arbeiten Sie für einen unserer Kunden, Auftragnehmer oder Kooperationspartner oder für eine Behörde?

Die Alektum Group verarbeitet personenbezogene Daten zu den nachstehend genannten Kategorien von Betroffenen

• Ansprechpartner und/oder Mitarbeiter oder Bürgen unserer Kunden,
• Ansprechpartner für Interessenten (d.h. für Unternehmen, die wir zu unseren Kunden zählen möchten),
• Ansprechpartner für Behörden, auch in speziellen Angelegenheiten
• Ansprechpartner für Auftragnehmer oder andere Kooperationspartner

Die Informationen werden für die Verwaltung des Kontakts, die Abwicklung des Vertrages oder der Zusammenarbeit sowie für Buchhaltungs- und Abrechnungszwecke verwendet. Diese Informationen werden auf Grundlage von Artikel 6 b, c und f Datenschutzgrundverordnung verarbeitet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Artikel 6 f durchgeführt wird, erfolgt für unser berechtigtes Interesse an der Vermarktung unserer Dienstleistungen und an der Entwicklung unseres Kundenstamms.

Personenbezogene Daten von Ansprechpartnern, die sich im Besitz von Behörden befinden, werden darüber hinaus für die Durchführung von Maßnahmen verwendet, die in Rechtsangelegenheiten in Zusammenhang mit Forderungen nötig sind, wie z.B. Begründung, Durchsetzung, Umschuldung und Streitbeilegung. Diese Informationen werden auf Grundlage von Artikel 6 c, e und f Datenschutzgrundverordnung verarbeitet. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Artikel 6 f durchgeführt wird, erfolgt in unserem oder im berechtigten Interesse unserer Kunden an der wirksamen Sicherung der Bezahlung einer fälligen Forderung.

Personenbezogene Daten von Gesellschaftern, Bürgen und Ansprechpartnern, die von Kooperationspartnern und Kunden vorgehalten werden, werden auch dann verwendet, wenn wir aufsichtsrechtliche Maßnahmen in Zusammenhang mit Geldwäsche sowie zur Beurteilung der Fähigkeit, finanzielle Verpflichtungen erfüllen zu können, und der Bewertung der Sicherheit und der wirtschaftlichen Zahlungsfähigkeit durchführen müssen. Es werden nur die Informationen verarbeitet, die zur Erreichung des Zwecks notwendig sind, dazu gehören allerdings auch Daten über das Vermögen, die Schulden und das Einkommen der Person.

Sensible Informationen werden nur dann verarbeitet, wenn dies für die Durchführung unserer aufsichtsrechtlichen Maßnahmen in Zusammenhang mit Geldwäsche erforderlich ist. Die Informationen werden auf Grundlage von Artikel 6 b-c Datenschutzgrundverordnung und gegebenenfalls Kapitel 5, Paragraph 6 des Gesetzes (2017:630) über Präventivmaßnahmen gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung verarbeitet.

Die Informationen werden auch begrenzt für Geschäfts- und Methodenentwicklung, Marketinganalysen, Statistiken und Risikomanagement verwendet. Die Informationen werden dann zur Entwicklung und Analyse der operativen Tätigkeit und auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Entwicklung unserer operativen Tätigkeit und der Kommunikation mit unseren Ansprechpartnern verwendet (Artikel 6 f Datenschutzgrundverordnung).

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert? 

Die Alektum Group ist dafür verantwortlich, personenbezogene Daten von sich aus zu löschen, wenn sie zur Erreichung der angegebenen Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Daher variiert die Aufbewahrungszeit, und im Folgenden wird beschrieben, wie Alektum die Aufbewahrungszeiten je nach Hauptzweck handhabt.

Personenbezogene Daten, die während eines Inkassoverfahrens erhoben wurden, werden 36 Monate nach Abschluss des Verfahrens gespeichert.

Personenbezogene Daten, die zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und ggf. zur Beurteilung der Kreditwürdigkeit eines Kunden, Gesellschafters oder Bürgen erhoben werden, werden 36 Monate nach Beendigung der Kundenbeziehung und der endgültigen Klärung der gegenseitigen Ansprüche der Parteien oder zu einem früheren Zeitpunkt, wenn die Daten nicht mehr zweckdienlich sind, gespeichert.

Personenbezogene Daten, die zur Durchführung von Kontrollmaßnahmen in Zusammenhang mit Geldwäsche erhoben wurden, werden fünf Jahre lang oder für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit gespeichert. Der Zeitraum ist ab dem Zeitpunkt zu berechnen, zu dem die Maßnahmen oder Transaktionen durchgeführt wurden oder, wenn eine Geschäftsbeziehung zustande gekommen ist, ab dem Zeitpunkt, zu dem diese Beziehung beendet wurde.

Daten, die für die Entwicklung, Analyse und Vermarktung der operativen Tätigkeit von Alektum Group gesammelt wurden, werden für einen Zeitraum von 36 Monaten nach dem letzten Kontakt gespeichert. Wenn Sie den Newsletter o.ä. abbestellen, werden die Daten sofort gelöscht.

Unabhängig von den vorgenannten Aufbewahrungsfristen kann die Alektum Group zur Abwehr und Sicherung von Rechtsansprüchen Daten für längere Zeiträume speichern. Personenbezogene Daten, die für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke erforderlich sind, werden immer bis einschließlich des siebten (7.) Jahres nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Rechnungsjahr endet, gespeichert.

Bei uns sind Sie sicher – wir schützen Ihre personenbezogenen Daten zu jedem Zeitpunkt.

Die Alektum Group ist stets darum bemüht, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, auch wenn wir eine externe Person mit der Verarbeitung beauftragen. Wir geben die personenbezogenen Daten niemals weiter, es sei denn, wir müssen dies zur Erreichung unseres Ziels tun oder sind gesetzlich dazu verpflichtet. Darüber hinaus sind wir bei einigen unserer Dienstleistungen an gesetzliche Geheimhaltungspflichten gebunden.

Wir achten auch darauf, die Verbreitung personenbezogener Daten innerhalb der Alektum Group so zu beschränken, dass nur die Mitarbeiter Zugang zu diesen Daten haben, die sie zur Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen.

Darüber hinaus stellen wir sicher, dass alle unsere IT-Systeme und andere Orte, an denen wir personenbezogene Daten gespeichert haben, vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sind (z.B. durch Firewalls, Virenschutz, strenge Anforderungen an Passwörter, Einloggen in die Systeme usw.). Wenn wir personenbezogene Daten zwischen uns und einer Partei außerhalb unserer Umgebung – zum Beispiel einem unserer Kunden – übertragen müssen, achten wir auf eine sichere Übertragungsmethode.

Schließlich stellen wir sicher, dass Sicherungskopien unserer Systeme und Aufzeichnungen erstellt werden, um den Verlust wichtiger Informationen über Ihre Person zu vermeiden.

Sie haben die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten. Das sind Ihre Rechte.

Wenn die Alektum Group Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie eine Reihe von gesetzlichen Rechten. Diese sind nachfolgend angeführt. Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns das Formular unten auf dieser Seite übermitteln oder  Plan&Pay verwenden. Sie können uns natürlich auch telefonisch unter der in der Fußzeile angegebenen Nummer erreichen.

• Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verwendung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser personenbezogenen Daten (sog. Registerauszug) zu erhalten.
• Wir werden auf Ihr Verlangen oder eigenständig unrichtige oder nicht mehr benötigte Informationen berichtigen oder entfernen bzw. die Verwendung dieser Informationen einschränken.
• Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer Aufgabe von öffentlichem Interesse oder für unser berechtigtes Interesse zu widersprechen.
• Sie haben das Recht zu verlangen, dass Ihre Daten nicht für Direktmarketingzwecke verwendet werden, falls wir solche Aktionen durchführen.
• Sie haben auch das Recht, die von uns im Rahmen der Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten, und/oder wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, in maschinenlesbarer Form einzusehen (soweit technisch möglich, können wir Ihnen helfen, diese Daten an Dritte weiterzugeben).
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer uns erteilten Einwilligung verwenden, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Sie sind mit unserer Verarbeitung personenbezogener Daten unzufrieden?

Wenn Sie mit unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unzufrieden sind, können Sie sich an die Aufsichtsbehörde des Landes wenden, in dem Sie wohnen.

Sie können uns jederzeit kontaktieren, wenn Sie Fragen zu den obigen Erläuterungen haben. Kontaktinformationen und Kontaktformular finden Sie in der Fußzeile dieser Seite.